上手な質問と回答の仕方

海外の人が設定するウェブ会議は短めです。予定時間をオーバーすると参加者は次々とドロップオフしてしまいます。司会者に時間管理を任せるだけではなく、時間内に結論が出るような良い質問と良い回答をしましょう。

会議の主旨に沿った発言を心がける

会議では限られた時間の中で何らかのアウトプットを出さなければいけません。会議の目的に沿った質問を心がけましょう。アメリカではファシリテーターがいると、本題にそれた発言はクリップボードに箇条書きにされて「いいですね。メモしておきましょう。後で別途打ち合わせしましょうね」となって本題に引き戻されてしまいます。この辺はシビアです。

行き場のない質問を控える

日本人の発言で特に多いのが「その質問に答えたからといってなんだというのか」と思われるような質問です。That question goes nowhere.と言われてしまいます。つまり出席者の関与できる範囲を超えるような課題に対して疑問をぶつけても何か実りのある答えが見つかるわけではないのです。

質問の前置きを長々と説明しない

質問は相手に理解できる内容で簡潔にしてください。長々と背景を説明する人がいますが回答する側は聞きながら答えを準備しているので、一番大切な質問の核心部分を最初にした方が次のやりとりがスムーズに進みます。質問したら逆質問を受けてしまうのはあまりよくありません。

相手の回答を予測する

自分がこういった質問をしたら相手はどうリアクションするかよく考えてください。回答をもらったら「じゃあ、こういう風にしたらどうですか」というのがあなたの次の発言です。つまり質問は、知らなかったことを相手に聞いて新たな情報を得て、新しい知見を元に次のレベルの発言をするためのものだということを忘れないでください。質問して一人で納得し、その後黙ってしまうことのないようにしましょう。

相手の質問に答える

逆に相手から質問を受けたら、核心を突く回答を一発で返すように心がけましょう。補足説明は不要です。さらに聞きたいことがあるなら相手が質問してきます。質問に答えるつもりが実は自分の話したいことを話していませんか？それは自分の心に湧いてきた雑念です。そのことについて話すのはやめておきましょう。特に不安や怒りが出てきたときは要注意です。落ち着いて質問に対する回答に集中してください。

Todoは仕事の押し付け合いではいけない

会議のまとめとして、次回までに何をしておくか作業項目と担当者、期限を決めることがあります。指名されないように黙るのではなく、「自分なら〇〇ができます」と手を挙げましょう。その方ができないことをアサインされるよりましです。また自分から飛び込めば、他の人に作業の一部をお願いする裁量権も生まれます。

まとめ

会議は決まった時間内に一定の答えを出すために行うものです。行き場のない質問、的を得ない回答は避けましょう。雑念は脇に置き、結論を出すことに集中しましょう。自分なら何ができるか、自分の得意なことを最大限発揮してチームに貢献していきましょう。